Il était une fois une nouvelle technologie qui allait rendre la vie plus facile aux salariés et leur permettre d’être mieux informés et plus réactifs : le mail.
Au début, c’était bien, les salariés pouvaient plus rapidement échanger en interne. Généralisée dans toutes les entreprises, la messagerie s’est étendue à la relation client-fournisseur externe puis l’arrivée des Smartphone à permis d’échanger des mails à tout moment, quel que soit le lieu où l’on se trouve. Quelle formidable avancée, n’est-ce-pas ?
Pas toujours, si l’on en croit les témoignages de nombreux salariés. Avec environ 78 e-mails reçus par jour en moyenne (1), 20% des salariés consacrent 1 à 2 heures de leur temps au traitement des messages qu’ils reçoivent et 86% traitent leur courriel dans la journée. 61% consultent leur messagerie le soir, 47% le week-end et 43% pendant les vacances. En résumé, conclue cette étude, le traitement des mails est devenu une source de stress pour 1 salarié sur 2 (2). Pourquoi ?
– D’une part car 34% des salariés estiment que plus de 25% des mails reçus sont inutiles. Le syndrome du « parapluie » est fréquemment évoqué (« Tout le monde arrose tout le monde pour se déresponsabiliser« , entend-on souvent de la part de cadres)
– D’autre part car il faut répondre vite, au risque de ne pas être bien perçu. L’envoi d’un mail est souvent doublé d’un appel téléphonique dans les 20 minutes si le correspondant n’a pas répondu. La peur d’être mal jugé incite les salariés à modifier leur organisation du travail pour traiter les mails en priorité.
– Enfin car de nombreux mails sont adressés en dehors des plages horaires de travail. « C’est une véritable intrusion dans la vie privée, que voulez-vous que je fasse quand mon patron m’envoie un mail à 22h pour me demander de lui donner une réponse avant sa réunion du lendemain matin à 7h ? »
A n’en pas douter, ce qui était considéré comme une solution commence à devenir un sérieux problème.
C’est pour cette raison que Microsoft France, soucieux de préserver l’équilibre de vie de ses collaborateurs, a décidé d’interdire l’envoi de mails en dehors des heures de bureau en complément de l’interdiction de fixer des réunions avant 9h30 et après 18h.
De plus en plus d’entreprises réfléchissent à des actions pour réduire le volume d’e-mails. Certaines ont tout simplement interdit l’ajout de personnes en « copie » (sachant que de plus en plus de salariés ne lisent plus les mails lorsqu’ils sont en copie) d’autres se sont servies des options qui sont disponibles sur les messageries pour obliger à mentionner le niveau de priorité attendu ou faire précéder dans l’objet le délai de réponse souhaité (2h ; 1j …). Bien sur, cette pratique nécessite de faire un point régulièrement pour mesurer les tendances et passer des messages si tout le monde s’amuse à mettre 5mn…
(1) selon l’institut Radicati Group
(2) sondage BVA-Tryane (décembre 2012)
