Quand managers et collaborateurs s’expriment librement sur leurs vécus, leurs ressentis et leurs envies – Bayard

95% des managers ne sont pas satisfaits du système d’entretien annuel, 70% des collaborateurs considèrent que c’est une perte de temps et 70% des professionnels de la fonction Ressources Humaines l’estiment inefficace[1].

De plus en plus d’entreprises ont décidé de remettre en question ce face à face jugé trop procédurier, parfois redouté et surtout inadapté aux besoins des équipes qui attendent des échanges réguliers sur leurs performances, leurs motivations et leurs souhaits de développement professionnel.

C’est le cas de Bayard qui a tout bonnement décidé de le supprimer pour le remplacer par d’autres dispositifs plus en lien avec les besoins des managers et des collaborateurs. Selon la Direction des Ressources Humaines, la complexité de ce nouveau monde et la multiplicité des projets nécessitent de repenser les modes de collaboration.

Après s’être accordé une année de réflexion sur le sujet, être allé à la rencontre des équipes, avoir imaginé et expérimenté plusieurs approches, cette entreprise a regroupé au sein d’un « Programme Ressources Humaines » différents dispositifs, plus responsabilisants, plus agiles, mieux adaptés à la diversité des équipes, afin d’insuffler un nouvel élan collaboratif centré sur l’échange et le partage.

Parmi les nombreux dispositifs de ce programme figure le « Printemps des échanges » dont la principale raison d’être est de faciliter les échanges entre les managers et les collaborateurs sur leur vécu de l’année passée ainsi que sur leurs souhaits pour l’année à venir.

Présentation de la pratique

L’entretien annuel d’évaluation a laissé la place au « Programme Ressources Humaines » qui comprend plusieurs dispositifs aux finalités distinctes, mieux adaptés à la temporalité des activités et plus propices à l’instauration d’échanges constructifs tout au long de l’année.

A présent, il n’est plus nécessaire d’attendre une année pour se parler. L’entreprise a instauré les « Rendez-vous Feed-Back » pour permettre aux collaborateurs et aux managers, quand ils le souhaitent, d’échanger sur les objectifs et les résultats professionnels.

Un dispositif « Formations fil de l’eau » permet à présent de solliciter une formation à n’importe quel moment de l’année, selon les besoins.

Le « Printemps des échanges », quant à lui, a pour vocation de permettre aux managers et aux collaborateurs de se rencontrer une fois par an pour échanger librement sur leurs ressentis, leurs perceptions, leurs avis concernant leur collaboration, les moments importants de l’année ainsi que sur leurs envies pour l’année à venir.

Cet entretien, qui se déroule entre les mois d’avril et de juin, comprend des étapes qui peuvent être évoquées ou non, selon les souhaits des collaborateurs. Si l’entreprise a structuré une trame pour faciliter les échanges, elle n’est toutefois pas obligatoire car le but n’est pas de retomber dans les travers de l’entretien d’évaluation mais de laisser les personnes libres d’aborder les sujets qu’elles souhaitent évoquer.

Pour aborder ces sujets, qui peuvent parfois être sensibles et délicats, Bayard a conçu, avec le concours de certains collaborateurs, un kit ludique afin de faciliter les échanges. Les collaborateurs ont la possibilité d’utiliser le kit mais peuvent également utiliser une trame papier plus traditionnelle s’ils ne se sentent pas à l’aise avec le côté ludique de cet outil.

L’entretien a été conçu de manière à ce que le manager n’ait plus un rôle d’évaluateur mais de facilitateur qui accompagne et facilite l’expression en se montrant ouvert et bienveillant. S’il est centré en priorité sur le collaborateur, le manager a également la possibilité de s’exprimer sur son vécu et ses souhaits.

Quel que soit le support choisi, l’entretien est structuré en 5 temps forts :

1 – L’expression des ressentis sur l’année passée 

Chacun de leur côté, à l’aide d’une réglette, le manager et le collaborateur insèrent dans l’encoche de chacune des trois dimensions (moi, l’équipe et l’entreprise) un jeton qui caractérise leur ressenti (souriant, neutre, grimaçant ou interrogatif) sur l’année écoulée.

Le manager et le collaborateur retournent leurs réglettes puis expliquent leurs choix. En format papier, les personnes répondent à la question « Comment je me suis senti(e)… » sur chacune des dimensions.

2 – Les temps forts de l’année :

Le collaborateur, mais aussi le manager, choisissent une ou plusieurs cartes en réponse à la question « Cette année, ce qui m’a… ». Le kit comprend 9 petites cartes dont « Fait plaisir », « Contrarié(e) », « Stimulé(e)» ou encore « Ennuyé(e) », sachant que chacun est libre de proposer un autre adjectif.

Le manager et le collaborateur sélectionnent à tour de rôle une ou plusieurs cartes puis s’aident des adjectifs sélectionnés pour échanger sur ce qui a marqué leur collaboration.

3 – Les réalisations de l’année

A l’aide d’un plateau, le collaborateur évoque ses réalisations de l’année passée et place pour chaque réalisation un jeton dans l’un des cercles correspondants :

• 1^er cercle : Au quotidien dans mon équipe, ce qui correspond à mes missions.
• 2^ème cercle : Avec d’autres équipes, ce qui correspond aux projets transversaux auxquels j’ai participé.
• 3^ème cercle : Ce que j’ai fait pour imaginer, participer, transmettre et/ou aider, en général.

Le manager peut également évoquer des réalisations qui n’auraient pas été mentionnées (« Tu n’as pas évoqué ceci alors que ta réalisation a permis de… Qu’en penses-tu ? »).

4 – Les souhaits pour l’année à venir 

Le collaborateur est invité à sélectionner une ou plusieurs cartes en réponse à la question « Dans mon année à venir, je mets… » puis présente son souhait.

Le kit comprend 19 cartes mentionnant des mots (créativité, autonomie, évasion…) et 20 cartes présentant des images (arrosoir, couteau suisse, rire…). Des post-it sont également disponibles dans le cas où aucune des cartes proposées ne permettent d’exprimer le souhait du collaborateur.

Le manager s’exprime sur la sélection faite et peut également suggérer des cartes au collaborateur pour leur année à venir.

5 – Ce que l’on retient :

Le manager et le collaborateur s’expriment à tour de rôle sur ce qu’ils souhaitent garder de leur échange et ce qu’ils vont en faire.

Les bénéfices

Le printemps des échanges est réellement un moment dédié aux collaborateurs. Il lui permet de faire un travail d’introspection, parfois de se remettre en question et d’exprimer plus librement ses ressentis sans crainte d’être jugé.

Il est également l’opportunité pour le manager de se centrer vraiment et de manière plus authentique sur son collaborateur, d’évoquer des sujets qui n’auraient jamais pu être discutés lors de l’ancien entretien d’évaluation, de faire évoluer la relation sur un mode plus co-responsable, de s’émanciper de sa mission « d’évaluation » pour nouer avec celle « d’accompagnement » au développement professionnel.

La mise en œuvre de ce dispositif a également eu un impact positif sur la fonction Ressources Humaines, lui a permis de sortir de son rôle de « prescripteur bureaucrate » pour se mettre davantage dans une posture de soutien de la relation entre les managers et les collaborateurs.

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[1] Selon une étude de Deloitte sur les tendances RH de 2017