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« Par quel symbole pouvons-nous libérer la parole au sein de notre entreprise ? » demande Michel Sarrat, Président Directeur Général de GT Solutions, aux membres de son Comité de Direction. « Et si nous présentions aux salariés les décisions que nous prenons et les invitions à réagir ? » propose un dirigeant.
Cette idée est venue du constat que de nombreux collaborateurs manifestaient un réel intérêt pour les décisions prises pendant les réunions de comité de direction et que certains sujets généraient des questions qui restaient souvent sans réponse dans la mesure où elles ne pouvaient être formulées dans un cadre dédié.
C’est la raison pour laquelle cette entreprise a décidé d’organiser des réunions d’information destinées à l’ensemble de ses collaborateurs sur les décisions prises lors des comités de direction.
Présentation de la pratique
Chaque mois, la direction invite tous les salariés à assister à une réunion, dont le but est de communiquer les décisions prises lors des comités de direction. Cette réunion, organisée généralement deux à 3 jours après le comité de direction, se déroule, pendant environ 30 minutes, sur le palier de l’un des étages du siège de l’entreprise, d’où son intitulé « la réunion palier ».
L’atmosphère se veut détendue et conviviale. Les salariés peuvent rester debout ou s’asseoir sur les marches. Chaque réunion est animée par un des directeurs, dont le rôle est de donner la parole aux directeurs concernés par les décisions prises.
Toutes les décisions sont communiquées, exceptées celles qui doivent rester confidentielles telles qu’un rachat d’entreprise ou un transfert de personnel qui ne peut être révélé compte tenu d’une clause de confidentialité. Dans ce cas, la direction informe du sujet dans sa globalité en précisant qu’elle n’est pour le moment pas en mesure de l’évoquer mais que la décision sera communiquée dès que l’entreprise pourra officiellement la révéler.
Chaque collaborateur présent à la possibilité de réagir aux décisions annoncées en interrogeant le directeur concerné par le sujet qui répond à la question.
Les « réunions palier » sont filmées puis diffusées sur le réseau social interne de manière à ce que chaque collaborateur puisse y avoir accès quand il le souhaite. Une fois la vidéo mise en ligne, les collaborateurs ont la possibilité de formuler des questions ou de rédiger un commentaire. Les dirigeants répondent aux questions ou apportent des compléments d’information qui sont visibles par tous les salariés de l’entreprise.
Bénéfices
La transparence des décisions prises a pour conséquence de démystifier ce qui se passe en comité de direction, réduit les risques de mauvaise interprétation et minimise considérablement les rumeurs généralement sources de tension injustifiées.
La « réunion palier » est un moment privilégié d’échange et de partage entre les membres du comité de direction et les collaborateurs présents. L’authenticité dans les échanges renforce la relation de confiance entre tous les acteurs de l’entreprise et réduit le fossé qui sépare généralement les dirigeants des équipes.
Pouvoir avoir accès aux vidéos permet aux collaborateurs qui ne peuvent pas être présents ou qui sont mis à disposition pendant de longues durées de disposer d’informations importantes sur la vie de l’entreprise et la possibilité offerte de pouvoir réagir et d’être pris en considération renforce le sentiment d’appartenance et s’avère extrêmement rassurant car rien n’est caché.
