Quand les salariés sont forcés de participer à des réunions qui ne les concernent pas – Evernote

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Selon un sondage TNS Sofres-Bruneau de janvier 2013, 65% des salariés français estiment qu’1 réunion sur 2 n’est pas utile. 80% ont déjà eu l’impression de perdre leur temps, 44% ont déjà fais autre chose, 42% consultent leurs mails, 31% préparent la réunion suivante et 10% avouent s’être déjà endormis pendant une réunion.

Triste constat, que l’on se place du côté du salarié (perte de temps) et de l’employeur (perte d’argent), surtout lorsque l’on sait que de nombreuses décisions se prennent bien souvent en dehors des réunions.

Mais au fond, à quoi sert une réunion ?

– à transmettre de l’information. Pourquoi animer une réunion alors que l’avis de l’auditoire n’est pas sollicité ?

– à faire réagir. Mais comment éviter les débats stériles, digressions ou les interventions de personnes qui monopolisent le temps de parole ?

– à assurer un suivi d’activité de son service. Qui s’intéresse à l’activité de son collègue lorsqu’il n’est pas concerné ?

– à résoudre un problème. Pourquoi attendre une date alors que le problème doit être traité au plus vite ?

– à trouve de nouvelles idées. Comment peut-on encore croire que les idées ne peuvent se trouver qu’entre 14h et 16h lors d’une séance de brainstorming ?

Il se peut que des réunions puissent avoir d’autres finalités. C’est a priori ce qu’en pense Phil Libin, PDG d’Evernote. Au sein de cette entreprise américaine de prise de notes sur le cloud d’environ 200 salariés, les collaborateurs sont invités à des réunions qui ne concernent pas leur domaine d’expertise.

Cette pratique délibérée a 3 objectifs :

  • permettre aux salariés d’élargir leur connaissance et leur vision de l’entreprise par la découverte de sujets autres que les leurs.
  • faire connaissance avec des collègues avec lesquels ils ne sont pas en relation au quotidien.
  • se positionner en « candide » et faire bénéficier les experts d’un regard extérieur constructif et bienveillant.

Pour éviter la perte de temps et d’argent, certaines entreprises ont réformé leurs pratiques d’animation de réunion. A titre d’exemple, chez Poult et Pixmania, les réunions durent entre 10 et 30 minutes au maximum et se déroulent debout (pour éviter les siestes et aller à l’essentiel).

Certaines entreprises, telles que le SDIS 71, organisent des réunions sans ordre du jour ou chacun arrive avec une « préoccupation » et sollicite les points de vue de collègues qui ne sont pas du métier, de manière à renforcer la collaboration et la créativité et ceci en dehors de tout lien hiérarchique et fonctionnel.

Lorsqu’il s’agit de réfléchir sur une problématique, certaines entreprises utilisent des techniques d’animation démocratiques, telles que la méthode Delbecq, qui obligent à un temps d’expression individuelle (pour contrecarrer les « preneurs d’otage » du temps de parole) et de validation collective (pour adopter une décision rapidement à la majorité).

Afin d’éviter les comptes rendus rébarbatifs que peu de personnes ne lisent (excepté peut être leurs auteurs), certaines entreprises ne mentionnent que les relevés de décision.

Aussi, pourquoi ne pas demander aux salariés ce qu’ils pensent des réunions auxquelles ils participent pour en faire de véritables moments de partage efficients pour tous ?

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