Quand des équipes sont mises en compétition pour aider l’entreprise à trouver des solutions (le Hackt simple) – Air France

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Les différents projets de transformation d’Air France ont conduit les équipes en charge de leur animation à découvrir de nouvelles approches de mobilisation de l’intelligence collective. Très efficaces, ces nouvelles méthodes restaient généralement circonscrites à certains projets et méconnues des autres acteurs de l’entreprise.

C’est pourquoi, en 2016, la Direction de la Transformation a réuni les principaux acteurs en charge de ces évolutions en vue de sélectionner trois méthodes qui pourraient être généralisées à l’ensemble de l’entreprise et qui permettraient de rendre plus visible la dynamique de changement dans laquelle Air France s’est engagée depuis quelques années.

Parmi les 16 méthodes présentées par les collaborateurs qui les avaient expérimentées, telles que le Lean 6 Sigma, la socio-dynamique ou le story telling, 3 ont été plébiscitées, dont le Hackathon.

Si ce type d’événement séduit par son originalité et son efficacité, il est aussi coûteux, long à organiser et assez chronophage puisqu’il se déroule généralement sur plusieurs journées. C’est la raison pour laquelle les entreprises n’en organisent en général qu’une ou deux fois par an.

Après l’avoir expérimentée, et séduite par les résultats, la Compagnie Air France a décidé d’internaliser cette démarche en en réduisant la durée et le coût. Il est à présent possible pour tout manager de bénéficier des apports de ce mini Hackathon, intitulé « Hackt Simple », dont la mise en œuvre a été confiée aux experts du réseau Qualité & Système de Management Intégré (SMI).

Présentation :

Inspiré du Hackaton, le « Hackt Simple » a pour but de mettre en compétition, pendant une journée, 4 équipes de 8 personnes qui ont pour mission d’identifier une solution à un problème puis de la soumettre à un jury chargé de sélectionner la meilleure.

Ce dispositif est déclenché à la demande d’un manager (le commanditaire) qui formule son besoin auprès du responsable en charge de l’organisation de l’événement, qui s’articule autour de plusieurs étapes :

1 – Cadrage du besoin :

Le manager formule son besoin qui peut être un souhait de simplification, de résolution de problème ou d’amélioration de l’existant. Deux à trois séances de préparation sont nécessaires pour :

  • Bien clarifier et formuler le résultat attendu,
  • Collecter et mettre en forme les informations dont les équipes auront besoin,
  • Concevoir le document de présentation de l’enjeu, du contexte et du résultat attendu,
  • Convenir des critères de sélection des propositions qui seront faites par les équipes,
  • Identifier un pilote qui sera en charge de la mise en œuvre des actions retenues par le jury constitué de membres qui sont généralement des décideurs habilités à engager les ressources voulues, sachant que l’organisation de l’événement est conditionnée à la garantie qu’un pilote pourra concrétiser la solution retenue dans les 6 mois.

2 – Constitution des équipes :

Le responsable du dispositif accompagne le manager dans la constitution de quatre équipes (en général de 8 personnes) et du jury. Les personnes sont identifiées au regard de leurs expertises sur le sujet, étant entendu que certains participants peuvent être invités en qualité de néophytes. Le responsable du dispositif s’occupe ensuite de sélectionner l’équipe d’animateurs qui l’accompagnera dans l’animation de la journée. Chaque acteur de cet événement est libre d’accepter ou de refuser d’y participer.

3 – L’organisation de l’événement :

L’équipe en charge de l’animation de la journée se charge :

  • D’inviter les participants et les membres du jury,
  • De choisir le lieu du déroulement de l’événement,
  • De s’occuper des modalités de restauration,
  • De sélectionner le matériel d’animation en fonction des méthodes retenues,
  • De déterminer les prix qui seront remis aux équipes.

4 – L’animation du « Hackt Simple »

La journée est organisée en plusieurs étapes :

  1. En plénière :
  • Accueil et constitution des équipes qui se distinguent par le port de tee-shirts de couleurs différentes.
  • Présentation par le commanditaire des enjeux, du contexte, des résultats et livrables attendus ainsi que des informations nécessaires à la bonne compréhension de la demande.
  • Information par les animateurs sur le déroulement de la journée et les critères de sélection des propositions.
  1. En équipes :
  • Mise à disposition des informations nécessaires à la réflexion.
  • Animation d’une « séquence de purge » dans le but de partager les perceptions individuelles relatives au problème et de s’assurer de la bonne compréhension des attentes.
  • Recensement des causes supposées du problème.
  • Exploration et sélection d’une solution.
  • Préparation de la présentation de la proposition de l’équipe.
  1. Simulation de la présentation :

Les équipes présentent leurs solutions face aux animateurs qui jouent le rôle du jury. Chaque équipe bénéficie d’un feed-back des animateurs sur sa présentation (aussi bien sur la forme du « pitch » que sur l’adéquation de la proposition).

  1. En équipes :

Intégration des remarques formulées par les animateurs lors de la simulation, approfondissement de la solution et finalisation de la présentation.

  1. Devant le jury :

Présentation par chaque équipe de sa proposition de solution sous forme de « story telling ».

Échange entre les membres du jury et les équipes (questions portant sur des points de clarification de la proposition ou sur les modalités de mise en œuvre et d’appropriation).

  1. Délibération du jury :

Chaque membre du jury s’exprime sur les points forts et les points faibles des propositions puis attribue des points à chaque équipe au regard des critères de sélection tels que la rapidité et la facilité de mise en œuvre, le niveau d’appropriation des opérateurs terrain, la faisabilité, le caractère innovant de la solution et le budget requis.

  1. En plénière :

Annonce par un membre du jury aux quatre équipes de la solution retenue, remise des prix puis prise d’une photographie de groupe.

  1. Mise en œuvre de la solution retenue.

Quelques jours après l’événement, les personnes en charge de l’organisation du Hackt Simple convient le commanditaire, le pilote et parfois certains membres de l’équipe gagnante afin de convenir de la description détaillée des actions. Six mois après, le pilote de la mise en œuvre de la solution présente un bilan de la réalisation des actions.

Bénéfices :

Ce dispositif permet à l’entreprise de pouvoir bénéficier d’une solution à un problème, généralement complexe, en seulement une journée alors qu’il aurait fallu plusieurs jours, voire quelques mois, pour atteindre un résultat similaire via les approches traditionnelles.

L’esprit de compétition exhorte les équipes à se dépasser pour trouver, non pas une solution, mais la solution qui sera sélectionnée par le jury, ce qui est totalement différent. Outre la bonne ambiance qui règne lors de cette journée, la mise en concurrence incite les participants à proposer des solutions ambitieuses et originales « out of the box », qui n’auraient probablement pas été trouvées avec des méthodes plus classiques.

Le Hackt Simple permet à des experts qui ne sont pas forcément amenés à se côtoyer au quotidien de se rencontrer autour d’un sujet commun pendant toute une journée. Outre le fait de mutualiser les perceptions et d’échanger leurs expertises, la dynamique et l’état d’esprit convivial qui règnent lors de la journée permettent à ces personnes de se découvrir autrement que par leurs fonctions et de tisser de nouveaux liens. Il est d’ailleurs fréquent qu’ils continuent de se voir à l’issue de l’événement, en mode réseau.

Contrairement à d’autres opérations de type Workshop où les propositions qui sont faites s’avèrent trop rarement suivies d’effet, le fait de conditionner l’organisation du Hack Simple à l’identification d’un pilote chargé de la mise en œuvre de la solution sélectionnée et d’impliquer les personnes décisionnaires dans le jury garantit sa concrétisation rapide.

Pourquoi ça marche ?

L’effet de co-action :

En 1898, Norman Triplett, psychologue social, a constaté qu’un coureur cycliste avait une meilleure performance lorsqu’il était en présence d’un autre coureur que lorsqu’il courait seul contre la montre. Pour vérifier cette hypothèse, il mit en place une expérience dans laquelle on demandait à des enfants d’enrouler le plus rapidement possible du fil sur un moulinet de canne à pêche. La moitié des enfants réalisait cette tâche seuls alors que l’autre moitié la réalisait en compagnie d’un autre enfant. Les résultats ont montré que les enfants avaient une meilleure performance lorsqu’ils étaient en présence d’un camarade.

En 1920, Floyd Allport, entreprend d’affiner les connaissances de cet effet sur les activités intellectuelles par le biais d’expériences auprès d’étudiants. Les résultats ont mis en évidence que les performances individuelles d’étudiants à des associations de mots ou des contre-argumentaires s’améliorent s’ils sont placés en groupe avec des personnes affairées à la même tâche plutôt que s’ils sont seuls. Selon l’auteur, la perception de l’activité d’autrui et la rivalité ressentie seraient les principaux facteurs amenant à un effet de facilitation sociale (la facilitation sociale en psychologie sociale se définit comme « l’effet positif de la présence des autres sur la performance« ).

En revanche, cet effet vertueux est altéré lorsque l’enjeu de cette « compétition » est de l’ordre de la survie individuelle (ou du groupe vis-à-vis d’autres groupes) ou lorsque la réalisation des activités se fait dans de mauvaises conditions (jugement de l’autorité, pression…).

Les conditions dans lesquelles sont réalisées les « Hackt Simple » (la convivialité, la bienveillance, le soutien, la reconnaissance…) actionnent l’effet de co-action mis en avant en psychologie sociale.

Le Hackaton :

Apparu en 1999, ce mot-valise, constitué de « Hack » (dans le but de « casser les codes », trouver une solution originale, rapide à mettre en œuvre) et de Marathon (qui symbolise un travail sans interruption sur une courte durée), permet, comme beaucoup d’autres méthodes, de trouver des idées, mais se distingue par son côté ludique et une prise de décision à l’issue de l’événement.

A l’origine, le Hackathon était un événement au cours duquel des spécialistes se réunissaient durant plusieurs jours autour d’un projet collaboratif de programmation informatique ou de création numérique. Les développeurs y voyaient un moyen de se tester, sous pression temporelle, dans un esprit d’émulation mais aussi de camaraderie.

Puis, face à l’ampleur du succès de cette approche, de nombreuses entreprises l’ont adopté pour mobiliser leurs équipes autour de toutes sortes de projets.

L’importance qu’accorde Air France à la simplification a incité les équipes à adapter la démarche afin d’en réduire la durée et le coût, et surtout de la rendre accessible à tous les métiers et acteurs de l’entreprise.

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