Quand les salariés peuvent prendre des initiatives sans accord hiérarchique – Konica Minolta

Vous avez aimé cet article ? N'hésitez pas à le partager !
image_pdf
1.7/5 - (19 votes)

Fortement impacté par l’émergence des nouvelles technologies, le top management de Konica Minolta France s’est engagé il y a quelques années dans une stratégie d’évolution de son business model pour se concentrer sur une offre d’accompagnement des entreprises dans leur transformation numérique et digitale.

Convaincue que ceux qui sont au plus proches des clients sont les mieux placés pour identifier de nouvelles façons d’agir, la direction générale a encouragé tous ses collaborateurs à proposer des initiatives d’évolution et d’amélioration de son business model et de son organisation.

Mais il ne suffit pas d’exhorter tous les collaborateurs à prendre des initiatives pour qu’ils deviennent force de proposition, surtout lorsque beaucoup d’entre eux ont été habitués pendant des années à se conformer aux ordres. Comme l’a si justement évoqué John Maynard Keynes « La difficulté n’est pas de comprendre les idées nouvelles mais d’échapper aux idées anciennes ». Les dirigeants ont beau se montrer sincères et authentiques dans leurs déclarations, c’est loin d’être suffisant pour changer la culture.

C’est la raison pour laquelle, forte de ce constat, l’entreprise s’est engagée dans une culture de responsabilisation par le biais d’une démarche intitulée « Le pouvoir de transformer ».

Présentation :

En 2018, après leur avoir présenté le plan stratégique, la direction générale a demandé à ses 220 managers de réfléchir sur ce qu’ils pouvaient faire pour être davantage force de proposition. Assez rapidement les managers ont convenu que tout le monde pouvait avoir des bonnes idées et que cela ne devait pas se limiter à l’encadrement. Suite à cette déclaration, les dirigeants les ont invités à répondre à la question : « Comment faire pour libérer les initiatives ?».

Il est apparu assez vite que la solution ne pouvait pas être d’ordre organisationnelle mais culturelle. Il s’agissait davantage de « libérer » la prise d’initiative à tous les niveaux de l’entreprise que de la « normaliser ».

L’initiative ni ne s’impose, ni se décrète. C’est la raison pour laquelle l’encadrement a estimé plus opportun d’impulser une philosophie d’ouverture et d’expérimentation des initiatives sans qu’elles soient soumises à validation hiérarchique.

L’encouragement de tous les salariés à prendre des initiatives a été formalisé par le biais d’une carte intitulée « Le pouvoir de transformer ». Ce document symbolise l’autorisation qu’accorde la Direction à tous les collaborateurs de contribuer de manière autonome à transformer l’entreprise et clarifie le cadre de cette autonomie. Signée du Président, elle mentionne :

  • Au recto, le sens que donne l’entreprise à cette démarche ainsi que le rappel de la raison d’être et des 6 valeurs de l’entreprise.
  • Au verso, les 4 critères d’autorisation de libre initiative, formulés sous forme de questions :
    • Est-ce une bonne chose pour Konica Minolta ?
    • Cela apporte-t-il une valeur ajoutée à notre client ?
    • Est-ce légal et éthique ?
    • Êtes-vous prêt à le partager avec la communauté des collaborateurs de Konica Minolta ?

Si le collaborateur répond par l’affirmative à chacune des questions, il est alors autorisé à agir sans demander d’accord hiérarchique préalable.

 

La carte « Le pouvoir de transformer » de Konica Minolta

 

Soit l’idée de création de valeur ne requiert pas de moyens spécifiques, soit sa concrétisation nécessite l’obtention de ressources. Dans le premier cas, comme par exemple la création d’un fichier Excel comprenant tous les codes relatifs à des bugs, le collaborateur dispose de toute la latitude d’action.

Dans le cas où l’idée requiert des moyens, financiers ou autres, le collaborateur peut solliciter le service ad-hoc pour lui exposer son projet de manière à tenter d’obtenir ce dont il a besoin. Tel fut le cas lorsqu’un collaborateur a bénéficié du soutien du siège pour financer un système de reconnaissance vocale intitulé « Eva » pour faciliter l’accès physique à un site pour les publics mal ou non-voyants.

Les initiatives n’ont aucun cadre prédéfini et sont de nature très variée : amélioration opérationnelle, optimisation de la communication, évolution de l’offre de service…

L’appropriation de cette démarche s’est faite via l’organisation de forums dans toute la France pendant lesquels une équipe composée de 2 membres du Comex, de professionnels de la Direction de la stratégie et de la Direction des ressources humaines, est allée à la rencontre des managers et des collaborateurs pour :

  • Rappeler la stratégie de transformation.
  • Remettre à chaque salarié une carte « Le pouvoir de transformer » et les inviter à réfléchir sur les modalités d’utilisation de la carte à leur niveau (qui se traduit par l’élaboration d’un book spécifique à leur région).
  • Impulser des premières initiatives via l’animation d’ateliers. Cette étape a permis de mettre en pratique la démarche et de répondre à toutes les questions que se posaient les salariés.

Parce que ce type de démarche peut vite tomber dans l’oubli, l’entreprise a organisé des « Transform’ café » pendant lesquels sont présentés quelques actions concrètes issues d’initiatives ainsi que des témoignages de salariés.

Konica Minolta organise également un concours annuel d’initiatives de transformation dans le but de valoriser les actions issues de cette démarche. Cet événement est composé de plusieurs étapes :

  • La Direction lance un appel à candidature.
  • Le collaborateur candidate en présentant l’initiative qu’il a mise en place.
  • La Direction de la stratégie et la Direction des ressources humaines se réunissent afin de sélectionner les pratiques qui peuvent être soumises au vote. Elles s’assurent que l’initiative a bien été mise en œuvre et évaluent s’il s’agit vraiment d’une action de transformation.
  • Les collaborateurs découvrent les actions et votent pour celle de leur choix. Tout le monde est invité à voter, y compris les membres du Comex, sachant que le vote d’un membre du Comex a la même valeur que celui d’un collaborateur.
  • En fonction des votes obtenus, une dizaine d’actions de transformation sont valorisées et présentées lors de la convention annuelle nationale. L’entreprise offre également un voyage aux auteurs de ces initiatives, avec visites de centres de recherche et laboratoires Konica Minolta.

En 2018, 44 initiatives ont été soumises au vote de plus de 600 collaborateurs et 9 gagnants ont été choisis.

Enfin, les initiatives sont mises en avant dans le journal interne au sein d’une rubrique intitulée « Transform’news ».

 

Bénéfices :

L’autorisation et l’encouragement à prendre des initiatives sans accord hiérarchique contribuent à l’évolution progressive de la culture et des comportements. Le lâcher prise et le laisser faire que cette nouvelle philosophie sous-tend de la part du management a amené l’entreprise à faire évoluer sa culture managériale vers plus de bienveillance et de soutien.

L’autonomie laissée aux collaborateurs est, non seulement un signe fort de la confiance que l’entreprise leur accorde, mais a aussi permis de libérer plus d’idées qui ont eu pour effet d’améliorer la satisfaction des clients mais aussi d’optimiser l’efficacité dans la réalisation des activités quotidiennes.

La liberté dont disposent à présent les collaborateurs en matière de création de nouvelles façons d’agir a renforcé l’engagement, la responsabilité, l’autonomisation mais aussi la collaboration car de nombreuses idées nécessitent d’être partagées entre collègues.

Mentionner la philosophie du « pouvoir de transformer », la raison d’être et les valeurs de l’entreprise en introduction des 4 questions d’autorisation d’agir a comme avantage de connecter les initiatives aux ambitions de Konica Minolta et de garder présent à l’esprit le sens de la transformation.

La visibilité des initiatives, à travers les « Transform’ café », le concours annuel et les actions de communication dans le journal interne, a eu pour effet de booster les idées et de renforcer le sentiment d’appartenance et de reconnaissance mutuelle.

La carte « Le pouvoir de transformer » fait de Konica Minolta l’un des « meilleurs employeurs 2019 », label attribué par le magazine Capital. Nul doute que cette reconnaissance renforce l’attractivité des jeunes générations en quête d’autonomie et de contribution à la création de nouvelles valeurs.

 

Vous apprécierez aussi :

Découvrez d'autres pratiques managériales innovantes dans notre livre
Vous avez aimé cet article ? N'hésitez pas à le partager !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.

Retour haut de page